Hoe Boek je de Ontwikkelkosten van een Klantportaal? De Fiscale Opties op een Rij

In dit artikel bespreek ik de voor- en nadelen van beide opties en laat ik met concrete rekenvoorbeelden zien wat de impact is op de winstgevendheid van je bedrijf.

De waarde van een klantportaal: Een strategische investering

Een klantportaal levert vaak directe voordelen op, zoals tijdsbesparing, foutreductie, en verbeterde klantbeleving. Deze voordelen dragen bij aan de groei en efficiëntie van je bedrijf. Hoewel de ontwikkelkosten vaak binnen een korte periode gefactureerd worden (bijvoorbeeld in drie facturen over één kwartaal), blijft de waarde die het klantportaal biedt, jarenlang bestaan. Dit roept de vraag op hoe je deze kosten het beste in je boekhouding verwerkt.

Optie 1: Kosten direct boeken als operationele kosten (OPEX)

De eerste optie is om de kosten van het klantportaal direct als operationele kosten te boeken op de winst- en verliesrekening in het jaar waarin de facturen betaald zijn. Dit kan aantrekkelijk zijn als je dat jaar winst wilt drukken en je belastingverplichting wilt verlagen.

Voordelen:

• Directe belastingvoordelen: Door de kosten in één keer te boeken, verlaag je de winst van dat jaar, wat resulteert in een lagere belastingdruk.
• Eenvoud: Deze optie is boekhoudkundig eenvoudiger omdat je de kosten in één keer verwerkt.

Nadelen:

• Geen kostenverspreiding: Het klantportaal levert meerdere jaren waarde, maar door de kosten in één jaar te boeken, heb je geen langetermijnmatch tussen de kosten en de voordelen.
• Impact op de winstgevendheid: In een winstgevend jaar kunnen hoge eenmalige kosten de winst onnodig zwaar drukken, wat een vertekend beeld kan geven van de financiële prestaties.

Optie 2: Kosten activeren als immaterieel actief en afschrijven

De tweede optie is om de ontwikkelkosten te activeren als immaterieel actief en deze over meerdere jaren af te schrijven. Dit betekent dat de kosten op de balans worden gezet en jaarlijks als afschrijving worden geboekt, bijvoorbeeld over een periode van 5 jaar.

Voordelen:

• Kosten spreiden: Door de kosten over meerdere jaren te verdelen, match je ze beter met de jaren waarin het klantportaal waarde oplevert.
• Realistischer beeld van winstgevendheid: Door de kosten gespreid te boeken, creëer je een evenwichtiger en nauwkeuriger beeld van je winstgevendheid over de jaren heen.

Nadelen:

• Complexere boekhouding: Het activeren van kosten en het jaarlijks afschrijven ervan vereist meer administratieve inspanning dan het direct boeken als kosten.

Rekenvoorbeeld: Afschrijving versus directe kosten

Stel dat je een klantportaal laat ontwikkelen voor €20.000. Hier zijn twee scenario's die laten zien hoe de fiscale behandeling van deze kosten invloed heeft op je winstgevendheid.

Scenario 1: Direct boeken als operationele kosten

Als je de €20.000 direct als kosten boekt in het jaar waarin de facturen betaald zijn, komt dit volledige bedrag op de winst- en verliesrekening te staan. Dit verlaagt de winst in dat jaar aanzienlijk, wat nuttig kan zijn als je hoge winst wilt drukken om belasting te besparen.

Echter, de investering zal de komende jaren nog steeds waarde opleveren, maar dit wordt niet weerspiegeld in de winstgevendheid van de volgende jaren.

Scenario 2: Activeren als immaterieel actief en afschrijven over 5 jaar

In dit scenario wordt de €20.000 geactiveerd als immaterieel actief en over 5 jaar afgeschreven. Dit betekent dat je elk jaar €4.000 als kosten boekt. Ondertussen blijft het klantportaal gedurende deze jaren bijdragen aan je bedrijf in de vorm van tijdsbesparing, foutreductie en omzetgroei.

Nu zetten we de kosten af tegen de voordelen:

• Tijdbesparing: Laten we zeggen dat het klantportaal jaarlijks 100 uur bespaart, met een geschatte waarde van €100 per uur. Dit levert je jaarlijks €10.000 aan besparingen op.
• Foutreductie: Vermindering van menselijke fouten kan bijvoorbeeld €5.000 aan jaarlijkse kosten besparen.
• Omzetgroei: Een verbeterde klantbeleving kan resulteren in een omzetstijging van 10%. Bij een jaaromzet van €200.000 betekent dit €20.000 extra omzet. Stel dat 10% van deze groei direct toe te schrijven is aan het klantportaal, dan levert dit nog eens €2.000 per jaar op.

In dit voorbeeld zijn de jaarlijkse voordelen van het klantportaal €17.000 (tijdbesparing + foutreductie + omzetgroei), terwijl de afschrijving slechts €4.000 per jaar bedraagt. Dit geeft een positieve ROI van 425% in het eerste jaar, en de voordelen blijven zich voordoen in de jaren daarna.

Wat is de beste optie voor jouw bedrijf?

Het is belangrijk om te kijken naar de specifieke omstandigheden van jouw bedrijf. Als je een uitzonderlijk winstgevend jaar verwacht en belastingdruk wilt verlagen, kan het voordelig zijn om de kosten direct als operationele kosten te boeken. Echter, als je kijkt naar de lange termijn en wilt dat je financiële resultaten een realistischer beeld geven van de waarde die het klantportaal over meerdere jaren oplevert, is het activeren van de kosten als immaterieel actief een verstandige keuze.

Conclusie: Een klantportaal is een langetermijninvestering

Een maatwerk klantportaal is een strategische investering die je bedrijf de komende jaren helpt om efficiënter te werken, kosten te besparen en te groeien. Door de kosten als immaterieel actief te boeken en over meerdere jaren af te schrijven, kun je een nauwkeuriger beeld krijgen van de werkelijke waarde die deze digitale oplossing toevoegt aan je bedrijfsvoering.

Of je nu een startup bent die wil groeien, een groeibedrijf dat schaalbaarheid zoekt, of een MKB-bedrijf dat zijn processen wil optimaliseren – het is belangrijk om de juiste fiscale beslissing te nemen die past bij de lange termijnvisie van je bedrijf.

Heb je hulp nodig bij het ontwikkelen of optimaliseren van je eigen klantportaal? Neem gerust contact met ons op voor een vrijblijvend gesprek.