4 scenario's waarin maatwerk software of AI géén goede keuze is

Bij Stackfull zijn we iedere dag bezig met het bouwen van slimme maatwerkoplossingen. We geloven in de kracht van technologie — maar we geloven ook in eerlijk advies. Niet elk probleem vraagt om maatwerk software of AI. Soms is er een betere, snellere of simpelweg goedkopere oplossing.

Hieronder deel ik vier scenario’s waarin je wat ons betreft beter géén maatwerktraject start. Ook al zeggen we daarmee in feite: “Kies niet voor ons.”

1. Er bestaat al een perfecte SaaS-oplossing

Soms is er simpelweg een kant-en-klare tool die precies doet wat je nodig hebt. Waarom zou je dan zelf iets laten bouwen?

Voorbeeld: software voor kappers

Ben je kapper en wil je afspraken plannen, betalingen koppelen en klantgegevens beheren? Dan zijn er meerdere SaaS-tools die hier 100% op ingericht zijn — inclusief branche-specifieke functies. In zo’n geval is het vaak slimmer om je processen aan te passen aan de software, in plaats van andersom.

💡 Wij denken graag mee over welke tools er al zijn. Soms blijkt de ideale oplossing gewoon al te bestaan.

2. Een ‘houtje-touwtje’ oplossing is voorlopig genoeg

Niet alles hoeft meteen perfect. Zeker in vroege stadia van productontwikkeling of bij tijdelijke processen volstaat een slimme hack.

Workflow tools zoals Zapier, Make of n8n kunnen verrassend veel. Denk aan:

• Automatisch e-mails sturen bij een nieuwe aanmelding
• Een Excel-bestand uploaden en automatisch data laten verwerken
• Interne notificaties sturen via Slack of Teams

Als het werkt, waarom moeilijk doen?

Wanneer dit logisch is:

• Je test een idee of MVP
• Het proces is tijdelijk of niet-kritisch
• Je wilt snel leren zonder grote investering

3. Er is (nog) geen business case

Maatwerk vraagt om investering. En die moet je kunnen verantwoorden.

Wij kijken altijd naar de Return on Investment (ROI). Factoren die daarin meespelen zijn:

• Tijdbesparing: hoeveel uren bespaar je per week?
• Snelheid: kun je klanten sneller bedienen?
• Foutreductie: voorkom je handmatige fouten?
• Klantervaring: wordt je dienstverlening beter?
• Kostenbesparing: dalen je vaste lasten?
• Team-productiviteit: kunnen mensen meer doen in minder tijd?
• Schaalbaarheid: kun je groeien zonder meer personeel?

Soms is het antwoord simpelweg “nee”. Bijvoorbeeld als je 100 uur werk stopt in iets dat uiteindelijk maar 2 uur per week scheelt — zonder andere voordelen. Dan zijn we eerlijk: doe het (nog) niet.

👀 Een business case hoeft trouwens niet meteen positief te zijn. Je kunt ook investeren met het oog op groei — als je verwacht dat je proces binnen 6 of 12 maanden wél substantieel wordt.

4. Je organisatie heeft al een intern platform of low-code licentie

Grote organisaties werken vaak met bestaande low-code platformen zoals Mendix, en hebben daarvoor al de licenties en interne ontwikkelteams paraat.

In zo’n context kan volledig maatwerk overkill zijn. Het kan slimmer zijn om je oplossing te realiseren binnen wat er al beschikbaar is.

Wij kijken dan graag mee: is er binnen je organisatie al iets wat (grotendeels) hetzelfde kan?

💬 Soms zit het verschil in gebruikerservaring, soms in automatisering. Maar als het interne alternatief ‘goed genoeg’ is, adviseren we dat óók.

Conclusie

Bij Stackfull geloven we niet in technologie om de technologie. We geloven in oplossingen die écht passen bij je situatie. En daar hoort ook bij dat we je soms adviseren om níet voor ons te kiezen.

Twijfel je of jouw idee, proces of knelpunt geschikt is voor maatwerk? Dan denken we graag vrijblijvend met je mee — ook als de uitkomst is dat je beter iets anders kunt doen.

Wil je daar eens vrijblijvend over sparren? Laten we kennismaken.