Rotterdam Sportsupport
Rotterdam Sportsupport helpt sportverenigingen hun leden te houden. De Ledenscan liet al zien wat er in het ledenbestand gebeurt. Met de Ledenbehoeftescan vertellen leden zelf waarom, met niet meer dan een link van hun club.
Samenwerking met het team van Rotterdam Sportsupport
Pad: Eén knelpunt oplossen, een tweede tool op het fundament van de eerste
De situatie
Weten wat er gebeurt, en horen waarom
Rotterdam Sportsupport helpt sportverenigingen met ledenwerving, ledenbehoud en een aanbod dat aansluit bij wat leden nodig hebben. Met de Ledenscan, die Stackfull eerder bouwde, zien de consulenten van RSS wat er in het ledenbestand van een club gebeurt: waar leden instromen of vertrekken, op welke leeftijd en op welk moment in hun lidmaatschap.
Wat zo'n scan oplevert, liet de Ledenscan al zien: bij een hockeyclub kwam er een groep van 25 tot 30 jaar uit die na de studie weer wil sporten, en waar de club nog geen aanbod voor had. Om een vereniging gericht te adviseren is daarnaast nodig wat de leden zelf willen en ervaren. Daarvoor had RSS een eigen vragenlijst opgesteld: twaalf vragen, met vervolgvragen die alleen verschijnen als ze van toepassing zijn. Wat nog ontbrak, was het instrument om die vragenlijst per vereniging uit te zetten, in te laten vullen en te verwerken.
Het knelpunt
Eén vragenlijst die bij elke club moet passen
Trajecten liepen vast vóór de start
Voor de Ledenscan moet een club eerst haar gegevens uit de eigen ledenadministratie halen. Dat lukt niet altijd, en dan loopt een traject vast nog voordat het begonnen is. De nieuwe scan moest kunnen starten zodra een club wil, met alleen een link.
Elke club eigen woorden
De naam van de vereniging, de woorden van de eigen sport (training of les, team of trainingsgroep), een of twee eigen profielvragen, en eigen ideeën voor nieuw aanbod.
Kort blijven
Invullen moest rond de vijf minuten blijven. Maatwerk per club mag er niet toe leiden dat er steeds vragen bijkomen.
Uitkomsten combineren
Niet alleen percentages per vraag, maar combinaties, zoals wie overweegt te stoppen naar leeftijd. In Excel en Power BI, naast de gegevens van de Ledenscan.
Wat ik bouwde
De Ledenbehoeftescan
Een tweede tool op het fundament van de Ledenscan: dezelfde inlog, dezelfde beveiligde omgeving, dezelfde afspraken over privacy. Het werk zat daardoor alleen in de vragenlijst zelf en in de schermen om hem te beheren.
Voor het lid
- -Een link van de eigen club, die op elke telefoon werkt
- -De naam van de vereniging en de woorden van de eigen sport in elke vraag
- -Alleen de vragen die van toepassing zijn, en bovenaan hoe lang het ongeveer duurt
- -Anoniem: geen namen, geen mailadressen
- -Wie halverwege stopt, gaat later verder waar hij was
Voor Rotterdam Sportsupport
- -Een scan voor een nieuwe club klaarzetten op één pagina, in minuten
- -Een lopende scan bijstellen zonder dat de gedeelde link verandert
- -Resultaten per scan naar Excel, of rechtstreeks in Power BI
- -Meetgegevens over de vragenlijst zelf: hoeveel leden begonnen, hoeveel afmaakten, hoe lang ze erover deden
De grens zit in de tool
Per club kunnen er hooguit twee eigen profielvragen bij, zonder eigen vervolgvragen. Terwijl iemand een scan samenstelt, toont de tool de geschatte invultijd. Bij het invullen meet hij de echte. Zo blijft de vragenlijst kort zonder dat het gesprek daarover elke keer opnieuw gevoerd hoeft te worden, en is een volgende versie gebaseerd op ervaring in plaats van aannames.
Resultaat
Een tweede tool, gebouwd op wat er al lag
Omdat het fundament er al lag, ging de Ledenbehoeftescan sneller dan de eerste tool. Daarmee kan RSS met een vereniging beginnen zodra die vereniging wil, en niet pas als haar ledenadministratie meewerkt. De uitkomsten komen in Excel en Power BI terecht, naast die van de Ledenscan.
Hoe de samenwerking groeide
Twee losse tools, één fundament
- Begonnen · Eén knelpunt oplossen
De Ledenscan: één tool, voor een vaste prijs, opgeleverd en in gebruik. Inmiddels doorliepen zes verenigingen die scan. Daarmee lag ook het fundament er: inloggen, een beveiligde omgeving en de afspraken over privacy.
- Daarna · Het volgende knelpunt, op hetzelfde fundament
De Ledenbehoeftescan hergebruikt dat fundament. Medewerkers van RSS loggen in op dezelfde plek, zonder tweede account of tweede systeem. Daardoor ging het om een paar weken bouwen, en niet om een nieuw platform.
- Nu · In eigen beheer, zonder SLA
RSS beheert de scans zelf. Komt er een vraag of een kleine aanpassing, dan plan ik die in. Een week wachten is daar geen probleem, dus een SLA is niet nodig: een bewuste keuze, en de juiste. De vragenlijst, de instellingen, de antwoorden en de broncode zijn van Rotterdam Sportsupport.
Wat er hierna kan, begint telkens op hetzelfde fundament: de uitkomsten van beide scans in één beeld, verenigingen met elkaar vergelijken, of dezelfde scan een jaar later opnieuw. Dat gebeurt als de praktijk erom vraagt, niet eerder.
Elke venture is anders. Dit is de rode draad bij Rotterdam Sportsupport, niet een strak proces. Bekijk alle paden of de andere cases.
Laten we praten
Geen pitch, geen druk.
Heb je één terugkerende klus die nu te veel tijd kost? Vertel me hoe het gaat, dan kijken we samen waar het zou beginnen.
Liever eerst iets opschrijven? Vul de korte intake in, dan neem ik contact met je op.