Je hebt je dienst bedacht en zelf ingericht, met de tools die er waren. Dat werkte, en daardoor ben je gegroeid. Nu is de verzameling zelf het probleem.
Dezelfde klant staat in vijf systemen
Website, klantsysteem, mailtool, planning, boekhouding. Elke tool heeft een eigen kopie van de klant, en die kopieën lopen uit elkaar.
De logica zit in de hoofden, niet in de tools
Er zijn afspraken als "bij een klacht belt de eigenaar binnen een dag terug" of "na de intake krijgt de klant binnen twee dagen een voorstel". Ze staan nergens, dus ze gebeuren niet altijd.
De abonnementen en het handwerk stapelen zich op
Elke tool kost per maand, en de koppelingen ertussen haperen geregeld. Een deel van wat de tools besparen, gaat op aan het lijmen ervan.
Herken je alle drie? Dan kan dit het pad zijn. Vaak is het verstandiger om met de zwaarste van de drie te beginnen, op hetzelfde fundament.
Voor en na
Van een verzameling tools naar één fundament
Losse tools lossen elk hun eigen stuk op. Wat ze niet kunnen, is de logica die over alle stukken heen gaat: als dit in de planning gebeurt, moet dat in het dossier en in de mail naar de klant.
In één fundament gaat op wat dubbel was. Wat goed werkt, zoals je boekhoudpakket, blijft en wordt gekoppeld. Schakel hieronder tussen de twee.
6 losse tools, elk met een eigen kopie van de klant
Website
Aanmeldingen via een formulier
Handwerk: aanmeldingen overtypen
Los klantsysteem
Klantgegevens en contactmomenten
Handwerk: alles dubbel bijhouden
Mailtool
Nieuwsbrieven en berichten
Handwerk: lijsten exporteren en importeren
Planning in een spreadsheet
Wie wat wanneer doet
Handwerk: elke week opnieuw puzzelen
Gedeelde mappen
Documenten en verslagen
Handwerk: zoeken waar iets staat
Boekhoudpakket
Facturen en betalingen
Handwerk: facturen met de hand
Wat dubbel was, gaat op in één systeem. Wat goed werkt, blijft, en is gekoppeld.
Wat er gebeurt
In drie stappen
Zo ziet het er meestal uit. De volgorde ligt vast, de invulling verschilt per bedrijf.
1
Stap 1
We praten
We brengen samen je hele operatie in kaart: elke tool, elke werkstroom, elke overdracht, en de afspraken die nergens staan. Daarna kies je bewust of je alles in één keer doet, of toch kleiner begint.
-Welke tools gebruik je, waarvoor, en wat kosten ze?
-Welke afspraken en regels zitten nu in hoofden?
-Wat blijft, wat gaat op in het systeem, en in welke volgorde?
Resultaat: Een overzicht van je hele operatie, een plan voor de overstap, een vaste prijs, en een eerlijk antwoord op de vraag of we bij elkaar passen.
2
Stap 2
Ik bouw het fundament en verhuis je operatie
Ik bouw het systeem, verhuis de gegevens en werkstromen, en zet de logica erin die nu in hoofden zit. De overstap gaat in delen, zodat je dienst gewoon doorloopt.
-Portalen voor je klanten, je team en jezelf
-Gegevens overgezet uit de tools die opgaan, en wat dubbel was opgezegd, in overleg met je team
-Koppelingen met wat blijft, zoals je boekhoudpakket
-Je eigen bedrijfsregels als logica in het systeem
Resultaat: Eén systeem waarop je hele operatie draait, dat van jou is, zonder de stapel abonnementen en het lijmwerk ertussen. Wat de losse tools nu kosten, zet ik er in het eerste gesprek naast.
3
Stap 3
We blijven samen bouwen
Op één fundament is elke verbetering kleiner, want alles praat al met elkaar. Het systeem laat zien waar het nog tijd kost, en daar komt de volgende stap vandaan.
Strategisch partnerschapIk denk mee over waar je bedrijf naartoe groeit en welk knelpunt als volgende aan de beurt is. Omdat ik het systeem van binnenuit ken, zie ik vaak eerder waar het wringt, en kom ik met een voorstel en de cijfers erbij. Jij beslist.
Resultaat: Het fundament om door te pakken, in plaats van steeds opnieuw te lijmen.
Voorbeeld
Een hele dienstverlening, verhuisd naar één systeem
Case · de hele operatie
Online Huiswerkklas
Michiel van Gorp, oprichter
Michiel had zijn hele dienstverlening zelf bedacht en ingericht op losse tools, die deels met elkaar praatten en deels met de hand werden bijgehouden.
Die hele operatie is in fasen verhuisd naar één eigen systeem, te beginnen bij wat de meeste tijd kostte. Dat leverde meteen winst op, bijvoorbeeld op de hosting en op het inwerken van nieuwe klanten. En het was het fundament om daarna door te pakken.
30 naar 150+leerlingen in 12 maanden, zonder extra administratief personeel
Dit is de grootste van de drie manieren om samen te bouwen. Hij staat hier zodat je weet waar het naartoe kan, niet omdat je hiermee moet beginnen.
De meeste ventures beginnen kleiner
Eén knelpunt of het kritische pad levert vaak sneller iets op, vanaf € 5.000, op hetzelfde fundament. De rest kan later aansluiten. Twijfel je, begin dan kleiner.
Als de losse tools je aantoonbaar tijd en geld kosten, als je de overstap toch al overweegt, of als je bedrijf een volgende fase ingaat waarin het oude lijmwerk niet meer meekomt.
Het eerste gesprek kost niets. Waar het binnen die range uitkomt, hangt af van hoeveel tools en werkstromen er opgaan, hoeveel gegevens er verhuizen, en hoeveel rollen er zijn. Na het eerste gesprek weet je het bedrag.
Elke venture is anders. Dit is de rode draad, niet een strak proces.
Meestal is het een vast bedrag, dat je vooraf weet. Past dat niet bij je fase, dan vinden we samen wat past.
Wat erin zit
Het uitgebreid in kaart brengen van je hele operatie
Het systeem met portalen voor klanten, team en jezelf
Het verhuizen van gegevens en werkstromen, en de begeleiding van de overstap
Je bedrijfsregels als logica, en koppelingen met wat blijft
De omgeving op jouw naam, en het inwerken van je team
Wat er niet in zit
-Je boekhoudpakket of andere tools die goed werken. Die blijven, en worden gekoppeld
-Het bijhouden na de oplevering. Dat regel je met of zonder SLA
-De lopende kosten: hosting van € 50 tot € 100 per maand (met een SLA zit die in het SLA-bedrag), en het AI-gebruik, dat je rechtstreeks aan de aanbieder betaalt
Je systeem is van jou: een digitale machine die je bezit. Hoe meer je erin investeert om je operationele activiteiten op te schalen, hoe meer die machine waard wordt.
Hoe de overdracht werkt als je ooit verder wilt met een eigen team of een andere partij, staat in de vragen onderaan de SLA-pagina.
Daarna
Doorpakken op één fundament
Na de overstap begint het eigenlijke werk: verbeteren op cijfers in plaats van op gevoel, en uitbreiden waar de groei het vraagt.
Vertel me hoe je operatie nu in elkaar zit. Na een gesprek weet je of alles in één keer zinvol is, of dat je beter kleiner begint. Dat laatste zeg ik ook gewoon.
