Overkoepelende logica
Regels die over meerdere tools heen gaan, voeren afspraken uit die nu in hoofden zitten. Elke vestiging en elk dossier krijgt dezelfde behandeling.
Eén eigen laag: Rooster, Afwezigheid, Mailbox, Afspraken managers, verbonden door Eigen laag. Telt afwezigheid per leerling. Twee weken boven 5%. Mailt de ouders. Manager in cc.
Neem een huiswerkbegeleider met drie vestigingen. Het rooster staat in de ene Excel, de afwezigheid in een andere. Tussen de managers bestaat een mondelinge afspraak: als een leerling vaak niet komt opdagen, worden de ouders gebeld.
In de praktijk hangt die afspraak af van wie eraan denkt. De ene manager vergelijkt elke vrijdag de lijsten, de andere doet het als er tijd is. Wat "vaak" is, verschilt per vestiging. Soms horen ouders pas na een maand dat hun kind lessen mist. Niemand doet iets verkeerd, maar de afspraak bestaat alleen in hoofden.
Een koppeling tussen de twee lijsten lost dat niet op. Die zou de gegevens van de ene Excel naar de andere zetten, maar er gebeurt verder niets mee. Wat ontbreekt, is overkoepelende logica: een regel die over meerdere tools heen gaat en iets doet.
In een eigen laag ziet die regel er zo uit: als een leerling twee weken achter elkaar meer dan 5 procent van de lessen mist, krijgen de ouders automatisch een mail, met de manager in cc. De laag leest het rooster en de afwezigheid, telt per leerling, en voert de regel uit.
Dat verandert een paar dingen tegelijk:
- de afspraak wordt bij elke leerling en op elke vestiging hetzelfde uitgevoerd
- de managers hoeven niet meer te vergelijken en te tellen
- ouders horen het op tijd, en dat is de verbetering die je eigenlijk wilde
- in het dossier van de leerling staat dat de mail is verstuurd, dus iedereen weet waar het staat
De regel zelf heb jij bedacht. Hij komt uit je ervaring met wat werkt. De laag zorgt alleen dat hij altijd en overal wordt uitgevoerd.