De business case op een A4
Kosten nu, kosten erna, wat het oplevert, hoe zeker je bent en de terugverdientijd. Op één A4, met ook de uitkomst als het tegenvalt.
Een business case hoeft geen rapport te zijn. Als hij niet op één A4 past, is hij vaak nog niet scherp genoeg. Vijf vragen zijn genoeg:
- wat kost het nu? Het getal van de vorige pagina
- wat kost het erna? De investering, plus wat het per jaar kost om het draaiende te houden
- wat levert het op? Welk deel van de kosten van nu verdwijnt
- hoe zeker ben je? Wat is je verwachting, en wat als het tegenvalt?
- wanneer is het terugverdiend?
Neem weer het installatiebedrijf, met een knelpunt dat € 39.300 per jaar kost. Stel dat een oplossing in dit voorbeeld € 12.000 kost en daarna € 3.000 per jaar om te onderhouden. Het bedrijf rekent niet met alles wat het knelpunt kost. Het verwacht dat er ruim de helft verdwijnt: € 21.000 per jaar. Na aftrek van het onderhoud blijft er € 18.000 per jaar over, € 1.500 per maand. Dan is de investering in acht maanden terugverdiend.
Nu de tegenvaller. Stel dat er maar € 9.000 per jaar verdwijnt. Na aftrek van het onderhoud blijft er € 6.000 over, € 500 per maand. Dan duurt het vierentwintig maanden: twee jaar.
Zet allebei op je A4. De verwachting laat zien waarom je het doet. De tegenvaller laat zien wat je risico is. Als je ook met de tegenvaller kunt leven, is het een goede beslissing.
En soms komt het niet uit. Het knelpunt blijkt kleiner dan gedacht, of de oplossing duurder. Dan is de business case net zo waardevol: hij voorkomt een investering die je niet had moeten doen. Misschien is een afspraak met je team, een vaste lijst of een kleinere stap dan het betere antwoord.