Medewerker en manager zien iets anders
De medewerker wil zien wat er vandaag moet, de manager hoe het over weken gaat. Eén bron met twee schermen geeft allebei wat ze nodig hebben.
Petra opent het werkportaal en ziet haar zes dossiers voor vandaag, met bovenaan wat het langst wacht.
Een medewerker en een manager kijken naar hetzelfde werk, maar met een andere vraag. De medewerker wil weten wat er vandaag moet en wat het eerst. De manager wil weten of het de goede kant op gaat, waar het vastloopt en of er iets moet veranderen.
In veel bedrijven worden die twee vragen met twee soorten lijstjes beantwoord. De medewerker werkt vanuit zijn mailbox en een eigen overzicht. De manager krijgt elke maandag een Excel die iemand met de hand bijwerkt. Dat kost tijd, en het overzicht van de manager loopt altijd een paar dagen achter op wat er echt gebeurt.
Het kan ook anders: één bron, twee schermen.
- het werkportaal voor de medewerker toont zijn dossiers van vandaag, met wat wacht en wat ontbreekt
- het dashboard voor de manager toont de vier getallen uit dit hoofdstuk, per week en per stap
- allebei lezen ze uit dezelfde dossiers
Het mooie is dat de medewerker niets extra hoeft te doen. Als hij een stap afrondt, ligt het tijdstip vast en loopt de doorlooptijd vanzelf mee. Als hij een uitzondering maakt, kiest hij een reden. Het getal van de manager is een bijproduct van het gewone werk.
Dat verandert ook het gesprek tussen die twee. In plaats van "hoe staat het ermee?" kan de manager vragen: "De dossiers bij het nakijken wachten deze week langer dan normaal, wat speelt daar?" De medewerker ziet hetzelfde, en kan meteen vertellen wat er aan de hand is.
Werk je alleen of met z'n tweeën, dan mag alles op één scherm. Het principe blijft gelijk: wat je vandaag doet, en hoe het over weken gaat, komen uit dezelfde bron.